Ob du gerade dein Unternehmen gründest, am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst, oder schon mittendrin bist – eine realistische Umsatzplanung gehört zu den wichtigsten Werkzeugen, um dein Business auf Kurs zu halten.

Es geht um weit mehr als nur eine grobe Schätzung der Zahlen.
Die Umsatzplanung ist ein Frühwarnsystem und dein Anker für Entscheidungen.

Was ist eine Umsatzplanung überhaupt?

Umsatzplanung bedeutet, dass du festlegst, wie viel Geld dein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum – meist monatlich, quartalsweise oder jährlich – einnehmen soll. Dabei berücksichtigst du bei der Festlegung von Einnahmen und Ausgaben deine Produkte oder Dienstleistungen, Preise, Kundenanzahl und Verkaufskanäle.

Eine gute Umsatzplanung basiert auf realistischen, plausiblen Annahmen und sollte mit der Weiterentwicklung des Business immer wieder angepasst werden.

5 Gründe, warum ein Umsatzplanung so wichtig ist:

1. Klarheit und Orientierung schaffen 

Wenn du nicht weißt, wie viel Umsatz du erzielen willst, wird dein Business schnell zum Try-and-error-Szenario. Eine Umsatzplanung legt die finanziellen Ziele fest und damit auch die Meilensteine, auf die du hinarbeitest.

2. Finanzielle Sicherheit gewinnen

Es wird deutlich, welche Einnahmen du tatsächlich benötigst, um deine betrieblichen und privaten Kosten zu decken, Gewinne zu erzielen, finanziell stabil zu bleiben und langfristig Rücklagen zu bilden. So vermeidest du Engpässe.

3. Ressourcen sinnvoll einsetzen

Ob Zeit, Personal oder Marketingbudget – eine Planung hilft dir, Ressourcen gezielt und effizient einzusetzen. Es wird klar ersichtlich, wie viel Geld überhaupt für verschiedene Bereiche und Anschaffungen zur Verfügung steht.

4. Erfolg messbar machen

Du kannst deine anvisierten Ziele mit deinen tatsächlichen Umsätzen vergleichen und so sofort erkennen, ob du auf dem richtigen Weg bist – oder nachsteuern musst. So kannst du frühzeitig und gezielt Maßnahmen ergreifen.

5. Vertrauen bei Investor:innen/Partner:innen aufbauen

Eine durchdachte Umsatzplanung zeugt von Professionalität und schafft Vertrauen bei Banken, Förderern oder Kooperationspartner:innen. Es zeigt, dass du die finanzielle Seite deines Business im Blick und im Griff hast.

So erstellst du eine realistische Umsatzplanung!

Kostenstruktur

●   Berechne deine privaten Ausgaben: Wie viel brauchst du, um dein Leben zu finanzieren? (Miete, Nebenkosten, Handy/Internet, Haushaltgeld, Freizeit/Urlaub, Krankenkasse, Versicherungen, Altersvorsorge, KFZ/Monatskarte etc.)

●   Berechne deine Betriebskosten: Welche regelmäßigen Ausgaben im Unternehmen/für deine Selbstständigkeit fallen an? (KFZ, Raummiete, Bewirtungen, Reise-/Werbe-/Vertriebskosten, Softwarelizenzen, Telefon, Büromaterial, Fortbildung/Fachliteratur, Steuerberaterin, Versicherungen etc.)

●   Berechne deine Personalkosten: Ab wann stellst du welche Mitarbeitende zu welchem Gehalt ein? (Nettogehalt plus Arbeitgeberanteil/Sozialversicherungsbeitrag)

Gründungskosten/Investitionen

●   Berechne deine Anschaffungen: Wann werden welche Ausgaben getätigt für Betriebsmittel ggf. mit welcher Abschreibung? (Büroeinrichtung, Laptop/Drucker, Maschinen, PKW, Ware/Verpackung, Seminare/Fortbildung, Beratung, Gewerbeanmeldung, Namensschutz, Mietkaution, Grafikdesign, Marketing o.ä.)

●   Plane die Finanzierung: Welcher Kapitalbedarf wird wie finanziert? (Eigenkapital, Fördermittel, Kleinkredit, KFW-Darlehen o.ä.)

Einnahmen

●   Berechne deine verkaufbaren Stunden: Beim Geschäftsmodell „Zeit gegen Geld“ kalkuliere deine Arbeitsstunden abzüglich Wochenenden, Feiertage, Krankheitstage, Urlaub sowie Tage für Akquise/Networking, Büro/Buchhaltung, Fortbildung etc.)

●   Mache eine Angebotskalkulation: Was verkaufst du zu welchem Preis/Honorar? Bei Produkten beachte den Wareneinkauf, bei Dienstleistungen den Zeitaufwand.

●   Plane deinen Umsatz: Was/wie viel verkaufst du monatlich? Rechne dir aus, wie hoch der Umsatz pro Monat ist.

●   Schaue die deine Liquidität an: Rechnet sich alles? Ist immer genug Geld auf dem Konto?

1. Von den Einnahmen aus Umsatz (die Umsatzsteuer lassen wir der Einfachheit halber hier mal außen vor, in einem professionellen Zahlenteil wird sie natürlich berechnet) ziehst du Material, Fremdleistungen, Personalkosten, Betriebskosten etc. ab. Das Ergebnis zeigt, ob dein Business rentabel ist oder rote Zahlen schreibt.

2. Von dem Überschuss (hoffentlich kein Fehlbetrag) werden jetzt noch die voraussichtlichen Steuerzahlungen, Kredittilgung und Privatentnahmen abgezogen. Steht beim Ergebnis eine schwarze Zahl, bist du also im Plus?

Tipps

●   Analysiere deine Produkte und Preise: Welche Produkte oder Dienstleistungen bietest du an? Wie viel kannst du pro Einheit realistisch verkaufen?

●   Schätze deine Kundenzahl: Wie viele Kunden kannst du gewinnen – und mit welchem Durchschnittsumsatz?

●   Plane saisonale Schwankungen ein: Manche Branchen haben Hoch- und Tiefphasen, die du berücksichtigen solltest.

●   Beziehe Marktentwicklungen mit ein: Wie sieht die Konkurrenz aus? Gibt es Trends, die deinen Umsatz beeinflussen?

●   Setze realistische Ziele: Vermeide zu optimistische Schätzungen, um später nicht enttäuscht zu werden.

●   Überprüfe regelmäßig und passe an: Eine Umsatzplanung ist kein einmaliges Dokument, sondern ein Instrument für Veränderungen.

Umsatzplanung: Kompass für dein Wachstum

Stell dir die Umsatzplanung wie einen Kompass vor: Sie zeigt dir die Richtung und hilft dir, Kurskorrekturen vorzunehmen, wenn du vom Weg abkommst. Sie unterstützt dich dabei:



●   Neue Kunden gezielter anzusprechen

●   Marketingmaßnahmen zu priorisieren

●   Investitionen zu planen

●   Personal strategisch einzusetzen

●   Finanziellen Engpässen frühzeitig vorzubeugen

Umsatzplanung ist kein bürokratischer Akt in der Buchhaltung – sondern ein essenzielles Werkzeug für dich als Unternehmer:in/Selbstständige.

Das klingt sinnvoll, aber du weißt nicht, wie und wo du anfangen sollst?

Ich erstelle gern mit dir deinen individuellen Zahlenteil.